Trainingsmodul
Dokumentierte Information auditieren
Dokumentierte Information auf Eignung, interne Konsistenz und Glaubwürdigkeit als Auditnachweis beurteilen
Prüfen Ihre Audits dokumentierte Informationen auf Nutzbarkeit oder nur auf Vorhandensein?
Viele Managementsysteme wirken auf dem Papier vollständig, scheitern aber, wenn Entscheidungen, Steuerungsmassnahmen und Aufzeichnungen nicht zusammenpassen. Dieses Modul zeigt, wie Sie prüfen, ob dokumentierte Information nutzbar, konsistent und als Auditnachweis verlässlich ist.
Überblick
Worum es in diesem Modul geht
Dokumentierte Information legt oft die Absicht fest, unterstützt die Wirkung von Steuerungsmassnahmen und liefert Auditnachweise. Eine falsche Sicherheit entsteht, wenn Politiken, Verfahren und Aufzeichnungen vollständig erscheinen, aber nicht zur gelebten Praxis passen oder nicht als glaubwürdige Nachweise taugen.
Dieses Modul entwickelt die Fähigkeit, über ISO-Managementsystemnormen hinweg zu auditieren, ob dokumentierte Information nutzbar, intern stimmig und als Auditnachweis verlässlich ist.
Zielgruppe
Für wen es gedacht ist
Wer ein Managementsystem einführt oder koordiniert
Führungskräfte und Bereichsleitungen, die für die Leistung des Managementsystems einstehen
Wer Prozesse, Politiken, Assets, Risiken und Steuerungsmassnahmen verantwortet
Auditoren, die Einblick in die Managementpraxis suchen und nicht in die Audittechnik
Beratende, die an Gestaltung, Governance oder Verbesserung von Managementsystemen arbeiten
EntscheidungshilfeIst dieses Modul für Sie das Richtige?
Es passt gut für Sie, wenn Sie…
beurteilen wollen, ob dokumentierte Information als Steuerung und Nachweis nutzbar ist.
die Stimmigkeit zwischen Politiken, Verfahren, Aufzeichnungen und gelebter Praxis bewerten müssen.
die Glaubwürdigkeit, Nachvollziehbarkeit und Verlässlichkeit von Dokumenten auditieren wollen.
Dokumente nicht nur auf formale Vollständigkeit oder ihr Vorhandensein hin beurteilen möchten.
Ihre Auditschlussfolgerungen zur tatsächlichen Funktionsweise des Systems stärken möchten.
Es passt möglicherweise weniger gut für Sie, wenn Sie…
Dokumentationsrahmen entwerfen, strukturieren oder standardisieren möchten.
Orientierung zu Werkzeugen oder Vorlagen für die Dokumentensteuerung suchen.
sich primär auf das Überarbeiten, Vereinfachen oder Pflegen von Dokumentation konzentrieren.
dokumentierte Information nicht als Nachweis innerhalb eines Managementsystems auditieren wollen.
Agenda
Der Lehrstoff
7 Teile01Grundlagen dokumentierter Information in Managementsystemen
Wie dokumentierte Information die Absicht festlegt, Steuerung unterstützt, Kommunikation ermöglicht und über Managementsystemprozesse hinweg Nachweise liefert
02Wie wirksames Auditieren dokumentierter Information aussieht
Wie Auditoren Nutzbarkeit, Anwendbarkeit, Stimmigkeit und Nachweiswert beurteilen, jenseits von Vorhandensein oder formaler Konformität
03Vollständigkeit oder Abdeckung prüfen
Wie sich beurteilen lässt, ob dokumentierte Information relevante Tätigkeiten, Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, Änderungen und ausgelagerte Arbeiten im Geltungsbereich abdeckt
04Den Auditnachweispfad aufbauen
Wie sich Nachweise von der Politik und dem Verfahren über Aufzeichnungen, Interviews und gelebte Praxis hinweg zurückverfolgen lassen, um zu prüfen, ob die dokumentierte Absicht der Realität entspricht
05Schwachstellen und Signale falscher Sicherheit erkennen
Wie Auditoren Papiersysteme, verwaiste Dokumente, ungenutzte Verfahren, nachträglich ergänzte Aufzeichnungen, Vorlagenkonformität und unkontrollierte lokale Umgehungslösungen erkennen
06Glaubwürdigkeit oder Wirksamkeit beurteilen
Wie Auditoren Widersprüche, Lücken und Muster in dokumentierter Information interpretieren, um einzelne Mängel von systemischen Schwächen zu unterscheiden
07Praxisworkshop mit Auditsimulation
Anwendung der erlernten Konzepte, Methoden und Ansätze in einem realistischen Praxisfall
Ergebnisse
Lernergebnisse
01
Beurteilen, ob dokumentierte Information als Orientierung und Auditnachweis nutzbar ist und nicht nur vorhanden oder formatiert
02
Stimmigkeitsprüfung zwischen Politiken, Verfahren, Aufzeichnungen und gelebter Praxis mit strukturierter Stichprobe
03
Beurteilen, ob dokumentierte Information Aussagen zur Systemfunktion glaubwürdig stützt
Glaubwürdigkeit und Verlässlichkeit von Aufzeichnungen als Nachweis für die Systemfunktion beurteilen
Typische Muster eines Papiersystems erkennen, wenn Dokumentation vorhanden ist, die Praxis aber abweicht
Aussagekräftige Stichprobenziele beim Auditieren dokumentierter Information auswählen
Belastbare Auditschlussfolgerungen zur Angemessenheit und Glaubwürdigkeit dokumentierter Information formulieren
Unterlagen
Die Inhalte und die Beurteilung
Schriftliches Modul
Der vollständige Inhalt in Schriftform, in sich abgeschlossen. Zu Teilen davon werden Videos aufgezeichnet, als zweiter Weg durch den Stoff; das schriftliche Modul trägt immer alles.
Übungen
Bewertete Arbeit an den Registern der Fallorganisation selbst: strukturierte Antworten werden gegen den kodierten Fall geprüft, Freitextantworten gegen ein daran zurückgebundenes Bewertungsraster, und bei jedem bewerteten Element hat der Trainer das letzte Wort.
Zum Abschluss
Die bewerteten Übungen müssen bestanden sein, bevor das Zertifikat ausgestellt wird.
Termine
Zurzeit ist keine öffentliche Durchführung von Dokumentierte Information auditieren geplant. Sagen Sie uns Bescheid, und wir melden uns, sobald die nächste öffnet. Oder wir sprechen über eine interne Durchführung.
Eckdaten
- Modul-ID
- HAM-AG-A-04
- Fachbereich
- Fachbereichsübergreifend
- Teil von Lehrgängen
- Managementsystem-Auditor
Fallorganisation
Sie arbeiten in einem Unternehmen, das das Problem bereits hat
Die Übungen laufen auf einer einzigen Fallorganisation, die über die Module hinweg weitergeführt und nicht jedes Mal neu aufgesetzt wird. Was Sie hier bauen, findet das nächste Modul vor.
Die Northstar Integrated Services AG ist eine Gruppe mit Sitz in Zürich, die regulierten Organisationen in ganz Europa Plattformen für den digitalen Betrieb und Managed Services bereitstellt. Das war sie nicht immer. Sie begann 2008 als Unternehmen für Aussendienstleistungen mit rund fünfundzwanzig Personen, und was ihr zuerst dokumentierte Entscheidungen und benannte Verantwortung abverlangte, war nicht das Wachstum, sondern ein einzelner regulierter Kunde. Heute führt sie ein zugekauftes Geschäft in Polen und Tschechien über eine Tochtergesellschaft, die ihre eigene Rechtspersönlichkeit behalten hat. Dort liegen die interessanten Fehler: Instrumente der Gruppe, operativ ausgerollt und von den Leitungsorganen der Tochtergesellschaft nie in Kraft gesetzt.
Verknüpfte Register
Organisation und Personen, Risiken, Ziele, Politiken und Dokumente, Feststellungen und Überprüfungen, Dritte, Prozesse
Keine Fallstudie
Nichts ist für Sie zusammengefasst; die Nachweise liegen dort, wo sie in Wirklichkeit lägen
Sie hat eine Geschichte
Die Organisation hat eine Zeitachse, und die Module setzen an verschiedenen Punkten an, sodass sich eine Struktur vor ihrem Bruch ebenso studieren lässt wie danach
Sie ist grenzüberschreitend
Eine Schweizer Muttergesellschaft, ein zugekauftes operatives Geschäft in Polen und Tschechien unter eigener Rechtspersönlichkeit, und Kunden in mehreren Rechtsordnungen
Warum das zählt
Urteilsvermögen entsteht nicht an aufgeräumten Beispielen, und auch nicht an jede Woche einem neuen. Northstar ist bewusst unaufgeräumt, und die Module setzen an verschiedenen Punkten ihrer Geschichte an. So sehen Sie eine Governance-Struktur entstehen, aus ihr herauswachsen und neu gebaut werden statt nur die fertige. Was Sie in einem Modul entscheiden, findet das nächste vor.
Durchführung & Termine
Wie dieses Modul zu Ihnen kommt
Live online durchgeführt, mit konzeptioneller Einordnung, Diskussion, Fallarbeit und direktem Austausch mit dem Trainer. Interne und auf Ihre Organisation zugeschnittene Durchführungen sind auf Anfrage möglich.
Zurzeit ist keine öffentliche Durchführung geplant. Die meisten Module laufen auch auf Anfrage und nicht nur nach öffentlichem Kalender. Sagen Sie uns, welcher Zeitraum Ihnen passt.
Sollen wir dieses Modul ansetzen?
Wir melden uns, sobald die nächste Durchführung angesetzt ist. Oder wir führen dieses Modul intern mit Ihrem eigenen Fallmaterial durch.
Unsicher, ob es das richtige Modul ist?
Beschreiben Sie Ihren Kontext in einer kurzen Nachricht, und wir antworten ehrlich.